Сложные юридические вопросы доступным языком

Москва и область:+7 (499) 938-42-57
Ленинградская область:+7 (812) 467-32-98
Бесплатная горячая линия

Служебная записка на премирование сотрудника

премирование сотрудника

Каждый сотрудник согласится с тем, что в день выплаты зарплаты погода за окном всегда кажется более ясной. А если размер выплат повышается еще и за счет премии, то хорошее настроение появляется непроизвольно. Но при этом мало кто из рядовых специалистов знает, что эта поощрительная выплата, чаще всего, результат грамотно составленной их непосредственным начальником служебной записки на премирование сотрудника.

Нормативная база

Важно! Следует иметь ввиду, что:

  • Каждый случай уникален и индивидуален.
  • Тщательное изучение вопроса не всегда гарантирует положительный исход дела. Он зависит от множества факторов.

Чтобы получить максимально подробную консультацию по своему вопросу, вам достаточно выбрать любой из предложенных вариантов:

  • Обратиться за консультацией через форму.
  • Воспользоваться онлайн чатом в нижнем углу экрана.
  • Позвонить:

Четкого понятия премии и порядка ее начисления в Трудовом кодексе не найти. Только ст. 135 ТК РФ упоминает, что размер поощрительных выплат, условия их назначения и регулярность должны быть определены в локальном нормативном акте предприятия – положении о премировании или коллективном договоре. Если этот момент был упущен руководством компании, то тогда описывать процедуру премирования придется в каждом договоре о приеме на работу. Все это делается для того, чтобы обеспечить исполнение права каждого работника на равные условия оплаты труда и исключение финансовой дискриминации на предприятии.

Более того, четкое положение о премировании оградит компанию от претензий проверяющих структур. Так премии, начисленные в соответствии с правилами учетной политики предприятия, беспрепятственно попадут в налоговые расходы при расчете налога на прибыль. Если структура компании подразумевает достаточное количество отделов и многоступенчатую схему подчиненности, то для объективного и справедливого подхода к распределению премиального фонда потребуются служебные записки от каждого руководителя подразделения.

При их написании нужно руководствоваться ГОСТом 6.30-2003 УСОРД. Это не является обязательным условием принятия документа к рассмотрению, но использовать его все-таки желательно. Конечно, кроме случаев, когда в том же положении о премировании или другом внутреннем документе утверждена своя форма документа.

Руководитель компании вправе отказать в выплате любой премии, кроме случаев, которые прямо прописаны в коллективном или трудовом договоре.

Пошаговая инструкция

Здесь подробно о правилах написания служебных записок. Хоть при подготовке служебной записки на премию и нет жестких рамок, но все же лучше соблюсти определенный порядок ее написания и подкрепить свои слова вполне реальными показателями:

  1. Изучить положение о премировании или любой другой локальный акт, который содержит в себе правила назначения поощрительных выплат в компании.
  2. Определить круг отличившихся специалистов, а также перечень выполненных ими работ и показателей, за которые положена премия.
  3. Определиться с периодом выплаты (за месяц, квартал или год).
  4. Озвучить свое мнение о размере выплаты (процент от оклада или фиксированная сумма).
  5. Составить служебную записку в соответствии с требованием ГОСТа: на листе А4, в «шапке» указать ФИО и должность получателя документа и те же данные об авторе, в конце поставить своею подпись, дату.
  6. Зарегистрировать служебную записку в журнале входящих бумаг или у секретаря директора.

пример служебной записки о премировании сотрудника

Отдельно стоит остановиться на мотивации, изложенной в записке,  поскольку от четкости ее формулирования и аргументов должностного лица зависит сумма премии и сам факт ее получения или отказа:

Период выплаты Основание Подтверждение
Календарные поощрительные выплаты (ежемесячные, квартальные или годовые) При условии доведения предварительных планов или норм выработки, превышение этих показателей может считаться поводом для начисления премии Производственные данные о перевыполнении нормы выпуска продукции или продаж в пределах месяца, квартала, года.
За непроизводственные достижения Одним из поводов может стать нематериальная заслуга сотрудника: многолетний добросовестный труд, большое количество положительных отзывов от клиентов, личные усилия по формированию привлекательного имиджа компании и т.п. В зависимости от повода, это могут быть данные кадровой службы или отдела по работе с потребителями, публикация в СМИ или книга отзывов и предложений. Если из документов следует, что результат стал следствием усилий коллектива, то и премия должна распространятся на всех его членов или не выписываться вообще.
Внеплановые Могут выходить за рамки положения о премирования, если работник проявил себя с лучшей стороны в нестандартной или чрезвычайной ситуации, и его действия принесли компании выгоду или помогли избежать серьезных убытков. Для того, чтобы непредвиденная премия была положительно воспринята налоговиками, в служебной записке нужно четко увязать размер дополнительной прибыли или возможного ущерба и действия сотрудника. На основании поданного документа издать отдельный приказ и продублировать основания начисления еще и в нем.
Премирование членов бригады по итогам работы Принцип солидарности состоит в том, что перевыполнить показатели должен не отдельный сотрудник, а вся бригада в целом. Но при распределении материальных средств нужно определить величину индивидуального вклада в результат. Сумма премиального фонда должна быть распределена пропорционально зафиксированному в табеле числу отработанных часов и объему выпущенной продукции каждым членом команды

Легче всего написать служебную записку на премию и определить ее размер, если критерии поощрения четко прописаны в одном из основополагающих документов предприятия, тогда и вероятность отказа директора будет очень низкой. Сложнее, если в положении о премировании не содержит конкретики. Тогда автору записки нужно будет соблюсти баланс между ожиданиями подчиненных и оценкой финансовых возможностей компании. Но даже тогда работодатель может отказать в выплате, основываясь на простой необходимости экономить деньги.

Составление письменной служебной записки на премию гарантирует, что она будет рассмотрена начальством, поскольку требует обязательного ответа в 30-дневный срок, ст. 12 закона 59-ФЗ.

Подача записки

Поскольку пожелания и предложения о премировании должны быть учтены при начислении зарплаты за определенный период, то нужно не только правильно составить служебную записку, но и успеть ее вовремя предоставить. Обычно, эти сроки оговариваются на внутренних совещаниях либо предусмотрены в положении о премировании или графике документооборота по предприятию.

Если коллектив большой и регламент обмена бумагами в компании довольно строг, то не стоит игнорировать необходимость регистрации служебной записки в канцелярии или в финансовой службе. Это, во-первых, придаст документу статус официального, если в дальнейшем возникнут разногласия. А, во-вторых, позволит рассчитывать на то, что документ не будет утерян, а отлично работающий подчиненный получит повышенную зарплату вовремя. (подробно о служебной записке о повышении зарплаты).

Служебная записка на премирование

Популярные ошибки в заявлениях

Основная ошибка при подготовке служебной записки о премировании состоит в том, что руководитель подразделения неверно оценивает работу подчиненных. Часто можно встретить заблуждение насчет того, для получения премии достаточно просто выполнять свои обязанности и не получать за свою работу замечаний и взысканий. За такой труд работодатель обязан заплатить только «голый» оклад. Все остальное ждет работника только в том случае, если в рабочее время он конвертирует свои усилия в привлечение дополнительной прибыли, новых клиентов, а также помогает предприятию сократить расходы или открыть новые рынки сбыта.

Реже, но все же случается, когда структурный руководитель представляет к премированию работника, ранее подвергнутого дисциплинарному взысканию. Нужно четко понимать, что, до снятия наказания, единственная возможная форма поощрения для такого сотрудника – досрочная отмена выговора или замечания.

Какое бы основание не было выбрано для написания служебной записки на премию, главное, чтобы оно основывалось на реальных показателях и результатах работы, а не на личностных предпочтениях. Ведь только тогда поощрение станет не только приятным дополнением к окладу, но еще и выполнит мотивирующую функцию для остальных сотрудников отдела.

Остались вопросы по теме Спросите у юриста

конфиденциальнооперативнобесплатно

Задать вопрос

Город

Имя

Телефон

успешно отправлено

Сообщение доставлено

мы перезвоним в течение 5 минут

Задать ещё вопрос

Трудовое право Количество просмотров 368 Количество комментариев 0 Автор Your Choice Дата публикации 26.11.17

Похожие записи

нет комментариев

Добавить комментарий

Войти с помощью