Ведение кадрового делопроизводства организации

Работа с кадрами – это основа деятельности любого предприятия. Наличие наемных работников автоматически приводит к формированию большого количества документов. Их следует правильно составлять, вносить в них корректировки, хранить. Для такой деятельности нужны профессионалы знакомые с тонкостями кадрового делопроизводства.

Что такое кадровое делопроизводство?

Кадровое делопроизводство – управление предприятием посредством ведения документации, связанной с персоналом. В зависимости от финансовых и штатных возможностей предприятия оно может быть организовано следующим образом:

• отдельное структурное подразделение, насчитывающее руководящий состав и рядовых сотрудников;
• сотрудник в штате, чьи трудовые обязанности – работа с документами по персоналу;
• совмещение обязанностей по кадровому делопроизводству с основной работой;
• кадровый аутсорсинг, т.е. ведение кадрового учета специалистами сторонней компании; удобен при малых и средних объемах бизнеса, т.к. позволяет экономить средства, не внедряя отдельную штатную должность; кадровое делопроизводство в Санкт-Петербурге, как и в других городах, выгодно поручить профессионалам.

Обязанности кадрового делопроизводителя по документообороту

Разработку и формирование внутренних нормативных актов, связанных с персоналом (Правила внутреннего распорядка, Положения о заработной плате и пр.); текущее ведение кадровой документации (внесение необходимых записей в трудовые книжки, должностные инструкции и пр.); расторжение трудовых отношений с сотрудниками, формирование всей сопутствующей документации – всё это и есть обязанности кадрового делопроизводства.

Ошибки при ведении кадрового делопроизводства

Документооборот компании должен вестись без грубых нарушений и ошибок, иначе это приведет к серьезным наказаниям в случае их обнаружения контролирующими органами.

Для этого необходим настоящий профессионал с хорошим опытом работы и знанием современного законодательства. В качестве основных ошибок, допускаемых неопытными кадровиками, можно выделить: недочеты при ведении трудовых книжек, ошибки при подписании трудовых договоров, ошибки при формировании внутренних приказов (приводят к потере их правовой значимости, и могут быть легко оспорены как недействительные).

Электронный кадровый документооборот в организации

Кадровое делопроизводство связано с обращением большого количества документов, которые необходимо хранить в течение длительного времени после создания. Бумажные варианты занимают много места и должны содержаться с соблюдением множественных условий. С развитием цифровых технологий все большей популярностью пользуется электронный документооборот. Так документы лучше защищены в отличие от бумажных вариантов, почти мгновенный доступ к нужному документу, уменьшается количество ошибок при составлении, т.к. дополнительно их контролирует электронная программа и другие преимущества.